書類のファイリングしちゃえば探さなくてすむのにね!


重要書類が見つからない!

今リノベーションを行っているホテルでの出来事!
もともと競売物件で、元の持ち主が夜逃げしてしまっているという状況。

リノベーションをするに当たり、増築をする、しないの話があり、
私のところに相談がありました。
増築しようと思うと、今の建物がたったときの『確認申請書』と『検査済証』が必要となります。
元の持ち主さんに聞くことができる状況ではないので、
ホテル内を色々と探すわけです。

エレベーターの定期検査報告や、その他の申請書類は出てくるのですが、
確認申請書と検査済証が出てこない。。。

「書類関係はこれで全部です!」

と現場さんに言われ、もう一度見直していました。
何回か見た、コピー用紙が入っていた紙で包まれた図面の塊。
この図面たちには申請に使用したと思われる、役所の捺印がありました。
でも、申請書が見当たらない。

「おかしいなぁ。。。図面と申請書はセットでまとめてあると思うねんけどなぁ。。。」

と、何気なく、その図面を全部開いて何の図面なのか確認してみました。
すると!50枚くらいある図面の中央部分から、確認申請書類が見つかったんです!
しかも、ホッチキスで、左の隅を1箇所止めてあるだけ。
しかも、検査済証もホッチキスでとめられていました。

よくこんな状況でなくならずにあったものだとビックリしました。

今後の探すロスを省くために

他の申請書類関係は、全て、フラットファイルと呼ばれる紙のファイルに
ファイリングされていたのですが、
確認申請書だけはばらばらでした。
しかも、紙に包まれてはいるけれども、何がはいっているのかわからない状況。

これを今後わかりやすくするためには何をしたらいいのか?

ずばり、ファイリング!です。

ファイリングは、順番が崩れない、ということでも、お勧めなんです。
もともと、紙に包まれてばらばらだったので、順番もばらばらだったんですね。
だから、必要な書類を見つけられない、という状況が起こったのです。

A4折り

建築の業界では、ファイリングのための、図面の折り方があるんです。
それをA4折りと呼びます。
A1、もしくは、A2サイズの図面をA4サイズのファイルに入るように折るんですが、
普通に4つ折りとかするとファイルできないんですね。
だから、ファイルしたままでも広げられるように、図面のタイトルがわかるように折ります。

IMG_1009.JPG

折ったのがこんな感じ!

そして、これをA4サイズの書類とともにファイリングするとこんな感じ!

 

 大事なのは、仕切りやラベリングをすること!
こうすると、一目でどこに何があるのかわかりますよね!

あと、もう1つファイリングで大事なのは、
「自立」すること!

特に、確認申請書のような長年保存しなければならない書類を、
紙製のフラットファイルで保存していると、
角の部分がだんだん曲がってきて、自立できず、倒れてしまうんですね。
そして、他の書類も巻き込んで、崩れてしまう。
ということが起こってきます。

だから、自立できるファイリング材があるといいんです。

 

今回はこんな感じで自立!
これなら、となりのもファイルを倒してしまうことありませんね。