重要書類が見つからない！
今リノベーションを行っているホテルでの出来事！
もともと競売物件で、元の持ち主が夜逃げしてしまっているという状況。
リノベーションをするに当たり、増築をする、しないの話があり、
私のところに相談がありました。
増築しようと思うと、今の建物がたったときの『確認申請書』と『検査済証』が必要となります。
元の持ち主さんに聞くことができる状況ではないので、
ホテル内を色々と探すわけです。
エレベーターの定期検査報告や、その他の申請書類は出てくるのですが、
確認申請書と検査済証が出てこない。。。
「書類関係はこれで全部です！」
と現場さんに言われ、もう一度見直していました。
何回か見た、コピー用紙が入っていた紙で包まれた図面の塊。
この図面たちには申請に使用したと思われる、役所の捺印がありました。
でも、申請書が見当たらない。
「おかしいなぁ。。。図面と申請書はセットでまとめてあると思うねんけどなぁ。。。」
と、何気なく、その図面を全部開いて何の図面なのか確認してみました。
すると！50枚くらいある図面の中央部分から、確認申請書類が見つかったんです！
しかも、ホッチキスで、左の隅を1箇所止めてあるだけ。
しかも、検査済証もホッチキスでとめられていました。
よくこんな状況でなくならずにあったものだとビックリしました。
今後の探すロスを省くために
他の申請書類関係は、全て、フラットファイルと呼ばれる紙のファイルに
ファイリングされていたのですが、
確認申請書だけはばらばらでした。
しかも、紙に包まれてはいるけれども、何がはいっているのかわからない状況。
これを今後わかりやすくするためには何をしたらいいのか？
ずばり、ファイリング！です。
ファイリングは、順番が崩れない、ということでも、お勧めなんです。
もともと、紙に包まれてばらばらだったので、順番もばらばらだったんですね。
だから、必要な書類を見つけられない、という状況が起こったのです。
Ａ４折り
建築の業界では、ファイリングのための、図面の折り方があるんです。
それをＡ４折りと呼びます。
Ａ１、もしくは、Ａ２サイズの図面をＡ４サイズのファイルに入るように折るんですが、
普通に４つ折りとかするとファイルできないんですね。
だから、ファイルしたままでも広げられるように、図面のタイトルがわかるように折ります。
折ったのがこんな感じ！
そして、これをＡ４サイズの書類とともにファイリングするとこんな感じ！
大事なのは、仕切りやラベリングをすること！
こうすると、一目でどこに何があるのかわかりますよね！
あと、もう１つファイリングで大事なのは、
「自立」すること！
特に、確認申請書のような長年保存しなければならない書類を、
紙製のフラットファイルで保存していると、
角の部分がだんだん曲がってきて、自立できず、倒れてしまうんですね。
そして、他の書類も巻き込んで、崩れてしまう。
ということが起こってきます。
だから、自立できるファイリング材があるといいんです。
今回はこんな感じで自立！
これなら、となりのもファイルを倒してしまうことありませんね。
